特定技能介護協議会の入会手続き5ステップと注意点！申請実務ポイントまとめ

介護施設を経営されている方、人事・採用担当者の皆様から、「特定技能で外国人介護士を採用したいが、協議会への入会って何をすればいいの?」「手続きが複雑そうで不安…」といった声を数多く伺います。介護業界は深刻な人手不足に直面しており、2026年度には約25万人もの介護職員が不足すると厚生労働省は推計しています(出典:厚生労働省「第9期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数について」2024年7月公表)。

この状況を打開する有力な選択肢として、特定技能「介護」による外国人介護人材の受け入れがあります。しかし、受け入れにあたっては「介護分野における特定技能協議会」への入会が必須となります。2024年6月15日から制度が見直され、入管への在留諸申請を行う前に協議会の構成員となり、入会証明書の発行を受けることが義務化されました(出典:厚生労働省「介護分野における特定技能外国人の受入れについて」2025年2月時点)。

この記事では、介護施設経営者・人事担当者の方々が実際に特定技能協議会への入会手続きを進める際に必要な情報を、最新の制度内容とともに徹底解説します。協議会の役割から、具体的な入会手順、必要書類、入会証明書の有効期限と更新方法、さらには訪問系サービスに従事させる場合の特別な手続きまで、実務に直結する内容を網羅的にお伝えします。

介護分野における特定技能協議会とは?基本を理解する

特定技能制度において、介護分野で外国人材を受け入れる施設には、「介護分野における特定技能協議会」の構成員になることが求められます。他の特定技能分野にも同様の協議会が存在しますが、介護分野では厚生労働省が所管し、公益社団法人国際厚生事業団が協議会事務局を運営しています(所在地:東京都中央区銀座7-17-14 松岡銀七ビル3階)。

協議会が設置された背景と目的

特定技能制度は2019年4月に創設されましたが、各分野で適正な外国人材の受け入れと保護を実現するため、産業分野ごとに協議会が設置されることになりました。介護分野における特定技能協議会は、以下の目的で運営されています。

• 構成員(受入機関)間の連携を緊密化し、特定技能外国人の受入れや保護に関する有用な情報を共有すること
• 各地域の介護事業所が必要な外国人材を円滑に受け入れられるよう、制度の趣旨や受入れ成功事例などの情報を提供すること
• 法令遵守の啓発を行い、適正な受入れ環境を維持すること
• 地域ごとの人手不足状況を把握し、必要な対応策を検討すること

協議会への入会は誰に義務付けられているか

介護分野では、特定技能外国人を受け入れる施設(特定技能所属機関)が協議会への入会を義務付けられています。登録支援機関は、介護分野においては入会義務はありません。これは他の一部の分野(飲食料品製造業や外食業など)とは異なる点です。

2025年2月時点の公表情報によれば、協議会の構成員数は着実に増加しており、全国の多くの介護事業所が特定技能外国人の受け入れを進めていることがわかります。大阪においても、特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、訪問介護事業所など多様な施設種別で受け入れが行われています。

協議会入会にかかる費用は完全無料

受入機関にとって朗報なのは、協議会への入会費・年会費・月会費は一切かかりません(2025年2月時点)。これは他の一部の分野(建設分野など)で会費が必要とされているのとは対照的です。介護事業所は、追加的な金銭負担なく協議会の構成員となり、情報共有や支援のネットワークにアクセスできます。

2024年6月の制度見直しで何が変わったか

介護分野における特定技能協議会は、2024年に大きな制度改正を経ています。これから受け入れを検討する施設の方々は、この最新の運用ルールに従う必要があります。

在留諸申請「前」に入会証明書が必須に

最も重要な変更点は、2024年6月15日以降の地方出入国在留管理局への在留諸申請から、事前に協議会の構成員となり、受入事業所情報が登録された入会証明書の発行を受けることが必須となった点です(出典:令和6年2月15日付厚生労働省告示)。

それ以前は、特定技能外国人を受け入れた日から4ヶ月以内に協議会へ入会すればよいという「事後加入」の仕組みでした。しかし制度見直しにより、入会証明書がなければ在留資格の申請自体ができなくなりました。つまり、採用計画段階で協議会への入会手続きを完了させておく必要があるということです。

協議会申請システムのリニューアル

制度見直しに伴い、2024年5月27日13時00分に協議会申請システムがリニューアルされました。以前のシステム(旧システム)で入会手続きを行った受入機関も、新システムへの移行手続きが必要です。新システムでは、入会証明書の様式も変更され、2025年1月1日以降は新様式のみが有効となっています(出典:国際厚生事業団「入会手続きの見直しについて」2024年5月公表)。

入会規程の改正と構成員の遵守事項

2024年5月27日付で介護分野における特定技能協議会入会規程が改正されました。改正後の入会規程では、以下の点が明確化されています。

• 第3条第3項:構成員は、入会証明書に記載されている構成員遵守事項を守らなければならない
• 第7条第2項:関係法令・関係規程・遵守事項等を満たしていない場合、協議会は当該構成員の脱退手続きを行うことができる

これは、単に形式的に入会するだけでなく、適正な受入れ環境を維持し、法令を遵守し続けることが構成員の義務であることを意味します。実際、遵守事項を守らない構成員については、協議会事務局が脱退手続きを行い、その情報が公表されることになっています。

入会申請の具体的な手順を5ステップで解説

それでは、実際に介護分野における特定技能協議会へ入会するための手順を、ステップごとに詳しく見ていきましょう。

ステップ1:協議会申請システムでアカウント作成

入会手続きは、厚生労働省ホームページに掲載されている「介護分野における特定技能協議会申請システム」を通じてオンラインで行います。まず、受入機関の担当者が協議会申請システムにアクセスし、アカウントを作成します。

この際、以下の情報が必要です。

• 法人情報(法人名、所在地、代表者氏名など)
• 協議会担当者情報(氏名、連絡先メールアドレス、電話番号など)
• 受入事業所情報(事業所名、所在地、施設種別など)

アカウントの管理は受入機関の責任において行うことになっており、協議会事務局では責任を負いかねますので、ID・パスワードの厳重な管理が求められます。

ステップ2:入会申請に必要な情報と書類の準備

協議会申請システム上で入会申請を行う際には、以下の情報入力と書類アップロードが必要です。

必要書類一覧

• 介護分野における業務を行わせる事業所の概要書等(介護参考様式第1-2号)

この書類では、受入事業所が特定技能外国人を受け入れることができる施設種別であるかなどの受入要件を協議会事務局が確認します。介護保険法に基づく介護サービス事業所であることを示す指定通知書や、障害者総合支援法に基づく指定障害福祉サービス事業所であることを示す書類などが該当します。

なお、2024年6月15日より前に協議会に入会していた受入機関が、新たに別の事業所で特定技能外国人を受け入れる場合も、その事業所情報を協議会申請システム上で登録し、入会証明書に当該事業所が記載されるようにする必要があります。

ステップ3:協議会事務局による審査と確認

入会申請を協議会申請システム上で提出すると、協議会事務局(国際厚生事業団)において申請内容の確認が行われます。この審査では、以下の点がチェックされます。

• 受入事業所が介護分野において特定技能外国人を受け入れることができる施設種別であるか
• 提出された書類に不備や不足がないか
• 法人情報や事業所情報に矛盾がないか

内容に不備や確認が必要な点がある場合は、協議会事務局から「差戻申請」が行われます。受入機関は指摘された点を修正し、再度申請を行います。特に修正等が必要ない場合、事務局での確認完了後、厚生労働省の確認を経て、通常2週間程度で入会証明書が発行されます(出典:協議会申請システム操作マニュアル)。

ステップ4:入会証明書のダウンロードと保管

入会が承認されると、協議会申請システムの「入会証明書ダウンロード」ボタンから入会証明書をダウンロードできるようになります。もしボタンが表示されない場合は、協議会事務局窓口(国際厚生事業団)へ直接問い合わせてください。

ダウンロードした入会証明書には、以下の情報が記載されています。

• 受入機関の法人名・代表者名
• 登録された受入事業所の情報(事業所名・所在地・施設種別)
• 構成員遵守事項
• 入会証明書の発行日と有効期限

この入会証明書は、地方出入国在留管理局への在留資格認定証明書交付申請や在留資格変更許可申請の際に、「介護分野における特定技能外国人の受入れに関する誓約書」(介護参考様式第1-1号)とともに提出することが必要です。

ステップ5:外国人情報の登録(受け入れ後4ヶ月以内)

入会証明書を取得し、地方出入国在留管理局での在留諸申請を経て、実際に特定技能外国人を受け入れた後にも、協議会への手続きがあります。特定技能外国人を受け入れた日から4ヶ月以内に、協議会申請システムへ外国人情報を登録する必要があります。

外国人情報登録時の必要書類(外国人ごとに3点)

1. 雇用条件書(別紙「賃金の支払」を含む)(参考様式第1-6号)
2. 1号特定技能外国人支援計画書(参考様式第1-17号)
3. 日本語能力水準・技能水準を証明する書類(介護日本語評価試験や介護技能評価試験の合格証明書、介護福祉士国家試験結果通知書など)

これらの書類は、地方出入国在留管理局へ提出した最新の書類の写しをPDFファイルとしてアップロードします。外国人情報の登録を怠ると、協議会の遵守事項違反となる可能性がありますので、受け入れ後は速やかに手続きを行いましょう。

入会証明書の有効期限と更新手続き

入会証明書には有効期間が設けられており、定期的な更新手続きが必要です。この点を見落とすと、せっかく入会した協議会の構成員資格が失効してしまい、新たな特定技能外国人の受け入れができなくなるため注意が必要です。

入会証明書の有効期間

入会証明書の有効期間は、初回発行時は1年間、2回目以降の更新時は4年間です(出典:厚生労働省「介護分野における特定技能外国人の受入れについて」)。有効期間を過ぎた入会証明書は無効となり、在留諸申請の際に使用することができません。

初回の有効期間が1年と短く設定されているのは、受入機関が適切に特定技能外国人を受け入れ、協議会への報告義務などを果たしているかを確認するためと考えられます。1年後の更新を経て、その後は4年ごとの更新となります。

更新手続きのタイミング

有効期限日の4ヶ月前から、協議会申請システム上で入会証明書の更新手続きが可能となります。更新手続きの際には、協議会申請システム上の登録情報(法人情報・事業所情報・外国人情報)を最新の情報に更新することが求められます。

例えば、2024年6月1日に初回の入会証明書が発行された場合、有効期限は2025年5月31日となります。この場合、2025年2月1日から更新手続きが可能です。余裕を持って手続きを行うことをお勧めします。

更新時の注意点

更新手続きでは、以下の点に注意してください。

• 法人の代表者や所在地に変更があった場合は、必ず最新情報に更新する
• 事業所の新設・廃止・移転などがあった場合は、事業所情報を正確に反映させる
• 特定技能外国人の離職・転職があった場合は、外国人情報を最新の状態にする

協議会申請システム上の情報と実態が乖離していると、更新が認められない場合があります。日頃から変更があった際には速やかにシステム上で更新する習慣をつけることが重要です。

訪問系サービスに従事させる場合の特別手続き

2025年4月21日に告示等が改正され、介護分野において新たな道が開かれました。それは、一定の要件を満たした特定技能外国人を訪問系サービス(訪問介護等)に従事させることができるようになったことです(出典:厚生労働省「介護分野における特定技能外国人の受入れについて」2025年4月公表)。

訪問系サービス従事の要件

特定技能外国人を訪問系サービスに従事させるためには、以下の要件を満たす必要があります。

• 介護職員初任者研修課程等を修了していること
• 介護事業所等での実務経験が1年以上あること(原則)
• 受入事業所が遵守すべき事項等を遵守すること

これらの要件を満たす特定技能外国人を訪問系サービスに従事させる場合、受入機関は通常の協議会入会手続きに加えて、「適合確認書」の発行を受ける必要があります。

適合確認書発行の手続き

適合確認書の発行を受けるためには、介護分野における特定技能協議会入会規程第3条の2に基づき、訪問系サービスに従事させるにあたって遵守すべき事項等に係る書類を協議会事務局へ提出します。

具体的な手続き方法や必要書類については、国際厚生事業団のウェブサイトに掲載されている「適合確認書発行にかかる申請手続き」のページで確認できます。訪問系サービスへの従事を検討している施設は、必ず事前にこの手続きを完了させてから、訪問介護等の業務に従事させるようにしてください。

協議会入会後の継続的な義務と注意点

協議会への入会は、一度手続きを行えば終わりではありません。構成員として継続的に果たすべき義務がいくつかあります。

定期的な情報更新義務

協議会申請システム上に登録された法人情報・事業所情報・外国人情報に変更が生じた場合は、速やかに情報を更新する必要があります(入会規程第5条)。例えば以下のようなケースが該当します。

• 法人の代表者が交代した
• 本社や事業所が移転した
• 特定技能外国人が離職・転職した
• 新たに事業所を開設し、そこでも特定技能外国人を受け入れる予定がある

新規事業所での受入れ時の手続き

既に協議会に入会している受入機関が、入会証明書に登録されていない別の事業所で新たに特定技能外国人を受け入れる場合(すでに就労中の外国人材の事業所異動を含む)は、受入れ前に協議会申請システム上で当該事業所の情報を申請し、事業所情報が登録された入会証明書の発行を受ける必要があります。

これを怠ると、その事業所では在留諸申請を行うことができません。事業拡大や新規出店の際には、必ず事前に協議会への届出と入会証明書の再発行手続きを行いましょう。

遵守事項の徹底と脱退リスク

改正後の入会規程では、構成員が関係法令・関係規程・構成員遵守事項または訪問系サービスに従事させるにあたって遵守すべき事項等を満たしておらず、再三の指導等によっても改善が見られない場合、協議会事務局により強制的に脱退手続きが行われ、ホームページ等で公表されることになっています。

脱退した構成員として公表されると、企業の社会的信用に大きな影響を及ぼします。また、再度の入会申請も困難になると考えられます。以下のような行為は遵守事項違反となりますので、絶対に行わないでください。

• 特定技能外国人に対する不当な待遇(日本人と同等以上の報酬を支払わない、労働基準法違反など)
• 支援計画の不実施または不適切な実施
• 協議会への虚偽報告や報告義務の不履行
• 在留資格に関する不正行為への関与

協議会入会を成功させるための実践的なポイント

最後に、実際に協議会入会手続きをスムーズに進めるための実践的なアドバイスをお伝えします。

採用計画段階での早めの着手

協議会への入会申請から入会証明書の発行までには、通常2週間程度かかります。ただし、申請内容に不備があった場合や、年末年始・ゴールデンウィークなどの期間は、さらに時間がかかることがあります。

特定技能外国人の採用を決定したら、できるだけ早く協議会への入会手続きに着手することをお勧めします。入会証明書がなければ在留諸申請ができず、採用スケジュール全体が遅れてしまいます。

登録支援機関との連携

特定技能外国人の支援を登録支援機関に委託する場合、協議会への入会手続きについてもアドバイスやサポートを受けられることがあります。一般社団法人 外国人介護留学生支援機構のような、介護分野に精通した登録支援機関であれば、協議会申請システムの操作方法や必要書類の準備についても具体的な支援を提供できます。

特に初めて特定技能外国人を受け入れる施設では、経験豊富な登録支援機関のサポートを活用することで、手続きのミスや遅延を防ぐことができます。

書類の正確性と最新性の確保

協議会事務局の審査では、提出された書類の内容が正確であるか、情報に矛盾がないかが厳しくチェックされます。特に以下の点に注意してください。

• 法人登記情報と申請内容が一致しているか
• 事業所の指定通知書等の日付が有効期限内か
• PDFファイルが鮮明で、内容が読み取れるか

不備があると差戻しとなり、手続きに時間がかかります。申請前に複数人で書類をダブルチェックする体制を整えることが重要です。

問い合わせ窓口の活用

手続きに関して不明な点がある場合は、遠慮なく協議会事務局に問い合わせましょう。

介護分野における特定技能協議会事務局
公益社団法人国際厚生事業団 外国人介護人材支援部内
〒104-0061 東京都中央区銀座7丁目17-14 松岡銀七ビル3階
お問合わせフォーム:国際厚生事業団ウェブサイトより

協議会事務局は、受入機関からの問い合わせに丁寧に対応してくれます。自己判断で誤った手続きを進めるよりも、早めに確認することでトラブルを未然に防げます。

介護人材不足の現状と特定技能外国人の重要性

ここまで協議会入会の手続きについて詳しく見てきましたが、改めて介護分野における外国人材受け入れの重要性を確認しておきましょう。

深刻化する介護人材不足

厚生労働省が2024年7月に公表した「第9期介護保険事業計画に基づく介護職員の必要数」によれば、介護職員の必要数は以下のように推計されています。

年度	必要数	2022年度比
2022年度	約215万人	–
2026年度	約240万人	+約25万人(年間6.3万人増)
2040年度	約272万人	+約57万人(年間3.2万人増)

2026年度までのわずか4年間で、年間6.3万人ペースでの介護人材確保が必要とされています。しかし現状では、有効求人倍率が3.97倍(2024年3月時点)と全職種平均1.16倍の約3.4倍に達しており、採用は極めて困難な状況です(出典:厚生労働省「介護人材確保の現状について」)。

特定技能外国人の受入れ状況

こうした深刻な人手不足に対応するため、介護分野では特定技能外国人の受入れが着実に進んでいます。2025年6月末時点で、介護分野の特定技能外国人は全体の中でも大きな割合を占めており、施設の現場を支える重要な戦力となっています。

大阪府内でも、特別養護老人ホーム、有料老人ホーム、グループホーム、訪問介護事業所など、多様な施設種別で特定技能外国人が活躍しています。ベトナム、インドネシア、ミャンマー、ネパールなど、様々な国籍の介護人材が日本の高齢者を支えているのです。

協議会への入会は未来への投資

介護分野における特定技能協議会への入会は、単なる形式的な手続きではありません。それは、持続可能な介護サービス提供体制を構築するための重要な第一歩です。

協議会を通じて、全国の受入機関と情報を共有し、成功事例や課題解決のノウハウを学ぶことができます。また、国や自治体の最新施策についても、協議会から情報提供が行われます。構成員となることで、孤立することなく、業界全体で外国人介護人材の受入れと定着を推進していくネットワークに参加できるのです。

一般社団法人 外国人介護留学生支援機構がサポートできること

一般社団法人 外国人介護留学生支援機構は、大阪を拠点とする登録支援機関として、介護施設の特定技能外国人受入れを包括的にサポートしています。

協議会入会手続きの全面支援

当法人では、協議会申請システムの操作方法から、必要書類の準備、申請内容の確認まで、入会手続きの全プロセスをサポートします。初めて特定技能外国人を受け入れる施設でも、安心して手続きを進めることができます。

採用決定まで完全無料

当法人の大きな特徴は、採用決定まで完全無料(費用0円)でサポートを提供している点です。協議会への入会相談、人材のマッチング、面接の調整など、採用決定までの一連のプロセスにおいて、施設側に費用負担は一切発生しません。

ビザ申請から入社後フォローまで一気通貫

協議会入会手続きの後には、在留資格認定証明書交付申請、支援計画の策定、入国後の生活支援など、様々な手続きやサポートが必要となります。当法人では、これらすべてを一気通貫でサポートし、施設の担当者様の負担を最小限に抑えます。

最速3日で紹介、最速1ヶ月で入社可能

急な人手不足にも対応できるよう、当法人では最速3日で人材紹介、最速1ヶ月で入社という迅速な対応を実現しています。ベトナム・ネパール等のアジア人材との強固なネットワークを活かし、日本語検定N2保持者など、実績豊富な人材を選定してご紹介します。

国家資格取得の全面サポート

当法人では、特定技能外国人が介護福祉士国家資格を取得できるよう、学習支援や受験対策など、全面的なサポートを提供しています。国家資格を取得することで、特定技能2号への移行(将来的に可能となった場合)や、在留資格「介護」への変更も視野に入れた長期的なキャリア形成が可能となります。

まとめ:適切な協議会入会手続きが特定技能受入れ成功の鍵

この記事では、介護分野における特定技能協議会の入会手続きについて、最新の制度内容とともに詳しく解説してきました。重要なポイントを改めて整理します。

• 2024年6月15日以降、在留諸申請「前」に協議会への入会と入会証明書の取得が必須となった
• 協議会への入会費・年会費は無料で、オンラインで手続きが可能
• 入会証明書の有効期限は初回1年、更新後4年で、4ヶ月前から更新手続きができる
• 訪問系サービスに従事させる場合は、別途「適合確認書」の取得が必要
• 構成員は継続的に情報更新義務を果たし、遵守事項を守る必要がある
• 介護人材不足は深刻化しており、2026年度には約25万人が不足する見込み

介護分野における特定技能協議会への入会は、決して難しい手続きではありません。しかし、最新の制度内容を正確に理解し、必要書類を適切に準備し、入会後も継続的な義務を果たすことが重要です。

特定技能外国人の受入れは、目の前の人手不足を解消するだけでなく、多様な人材が活躍できる職場環境づくりや、持続可能な介護サービス提供体制の構築につながります。協議会への入会を適切に行い、全国の受入機関とともに、より良い介護の未来を築いていきましょう。

介護分野における特定技能外国人の受入れや協議会入会手続きについてご不明な点がございましたら、一般社団法人 外国人介護留学生支援機構まで、お気軽にご相談ください。大阪の介護現場を知り尽くした専門スタッフが、貴施設の状況に合わせた最適なサポートを提供いたします。