登録支援機関の変更手続きガイド｜届出の流れ・必要書類・法改正への対応を徹底解説

特定技能外国人を雇用していると、現在契約している登録支援機関に対して「連絡が遅い」「サポート内容に対して費用が高い」といった不満を抱くことがあります。しかし、いざ機関を変更しようと思っても、出入国在留管理庁への届出や手続きの不備でペナルティを受けるのではないかと不安に感じる担当者の方は多いのではないでしょうか。

外国人材が安心して働き続けられる環境を整えるためには、自社のニーズに合った支援機関と連携することが不可欠です。正しい手順と最新の法令に対応した知識を持っていれば、リスクを回避しながらスムーズに支援機関を変更できます。

ここでは、登録支援機関を変更する際の具体的な手続きや必要書類、新しい機関選びのポイントについて詳しく解説していきます。

この記事のポイント

• 登録支援機関を変更した際は14日以内に入管へ「随時届出」が必要
• 変更時の手続きは受入れ企業（特定技能所属機関）が主体となって行う
• 自社支援か委託かの比較検討を行い、自社に合った体制を選ぶことが重要
• 新しい機関選びでは、費用だけでなく実績や法改正への対応力を確認する
• 外国人本人への丁寧な説明と同意が定着率向上の鍵となる

登録支援機関を変更すべきか？よくある理由と判断基準

登録支援機関の変更を検討するきっかけとして最も多いのは、支援内容と費用のミスマッチです。月額の委託費用を支払っているにもかかわらず、「定期面談の報告が遅い」「外国人材からのSOSにすぐ対応してくれない」「担当者がコロコロ変わってコミュニケーションが取れない」といった不満が蓄積し、変更を決断する企業は少なくありません。

支援機関の変更を考えたとき、まずは「別の支援機関に委託し直すか」それとも「自社支援に切り替えるか」を判断する必要があります。それぞれの特徴を比較してみましょう。

比較項目	新しい登録支援機関へ委託	自社支援への切り替え
費用	月額2万〜3万円程度/人が発生する	外部委託費はかからないが、社内の人件費が発生する
メリット	専門的なサポートを受けられ、法改正にも対応しやすい。社内の業務負担を軽減できる	外部コストを削減できる。外国人材と直接コミュニケーションを取る機会が増える
デメリット	自社に合わない機関を選ぶと再び不満を抱えるリスクがある	入管法や関連法令の専門知識が必要。多言語対応や面談などの業務負担が重い

自社に専門の法務部門や多言語対応できるスタッフが十分に揃っている場合は、自社支援への切り替えが一つの選択肢となります。一方で、手続きや日々の生活支援を兼務で行う担当者の負担を減らし、法令遵守を確実なものにしたい場合は、より信頼できる新しい登録支援機関へ変更するのが得策と言えます。

失敗しない！新しい登録支援機関の選び方と契約のポイント

新しい登録支援機関を選ぶ際、目先の安さだけで決めてしまうのは危険です。特定技能外国人の支援委託費用の相場は、1人あたり月額2万円〜3万円程度です。極端に安い料金を提示している機関は、支援内容が形骸化していたり、後から高額なオプション費用を請求されたりする可能性があります。

質の高い支援機関を見極めるためには、実績や専門性だけでなく、緊急時の対応力や母国語でのサポート体制をしっかりと確認することが大切です。また、契約締結前には委託料の内訳や解約条件といった細かな条件をすり合わせておく必要があります。

以下のチェックリストを活用し、候補となる登録支援機関を比較してみてください。

□ 月額費用に含まれる支援の範囲が明確になっているか
□ 特定技能外国人と同じ母国語を話せるスタッフが在籍しているか
□ トラブル発生時や夜間・休日の緊急対応体制が整っているか
□ 過去の支援実績や定着率について具体的なデータを開示してくれるか
□ 行政書士などの専門家と連携し、法改正に適切に対応しているか

海外人材コネクトナビでは、外国人採用を支援する企業や登録支援機関を比較できます。自社の課題を解決してくれるパートナー探しにぜひご活用ください。

登録支援機関を変更する手続きの4ステップと入管への届出

登録支援機関を変更する際の手続きは、受入れ企業（特定技能所属機関）が責任を持って進めなければなりません。変更のプロセスは大きく4つのステップに分かれます。それぞれの段階で漏れがないよう、全体の流れを把握しておきましょう。

STEP1：現在の登録支援機関との契約解除・引き継ぎ

まずは、現在契約している登録支援機関との委託契約書を確認します。「1か月前までに通知する」といった解約条項や違約金の有無をチェックし、適切なタイミングで書面による解約通知を行ってください。

同時に、新機関への引き継ぎをスムーズに行うための準備を進めます。過去の面談記録、支援実施記録、行政への届出履歴など、支援の継続に必要な書類を旧機関から確実に受け取ることが重要です。

STEP2：新しい登録支援機関との支援委託契約締結

新しい登録支援機関を選定したら、支援委託契約を結びます。特定技能制度において企業に義務付けられている支援項目（事前事前ガイダンス、生活オリエンテーション、定期面談など）について、「すべてを委託するのか」「一部は自社で行うのか」を明確に決めておきましょう。

責任の所在が曖昧なまま契約を進めると、後になって「どちらが対応するべき業務だったのか」とトラブルに発展する恐れがあるため注意が必要です。

STEP3：出入国在留管理庁への届出（期限14日以内・必要書類）

登録支援機関を変更した場合、最も重要な行政手続きが「随時届出」です。新しい支援機関との契約を締結した日、または旧機関との契約が終了した日から14日以内に出入国在留管理庁へ届け出る義務があります。

提出が必要な主な書類は以下の通りです。

• 支援委託契約の終了又は締結に係る届出書（参考様式第3-3-2号）
• 登録支援機関との支援委託契約に関する説明書（参考様式第1-25号）
• 旧機関との契約解除を証明する書類
• 新機関の登録通知書または登録証明書の写し

届出は、管轄の地方出入国在留管理官署の窓口へ持参するほか、郵送やオンラインの電子届出システムでも提出可能です。万が一、提出期限の14日を過ぎてしまった場合は、届出書と一緒に遅延の理由や再発防止策を記載した「遅延理由書」を提出しなければなりません。

STEP4：特定技能外国人本人への説明と同意

支援機関が変わることは、外国人材の日常生活における相談窓口が変わることを意味します。本人に不安を与えないよう、変更の理由や新しい担当者の連絡先を母国語で丁寧に説明してください。

理想的なのは、新旧の支援担当者が同席する場を設け、引き継ぎの挨拶を行うことです。本人の十分な理解と同意を得たうえで新体制へ移行することが、その後の定着率向上やトラブル防止に直結します。

【重要】変更時に知っておくべき最新の法改正・制度変更

登録支援機関を変更するタイミングは、自社の受け入れ体制を見直す良い機会でもあります。特定技能制度や関連法令は頻繁にアップデートされるため、最新のルールを把握したうえで適法な運用を心がけてください。

2026年施行の改正行政書士法と書類作成に関する注意点

2026年1月に施行される改正行政書士法により、在留資格申請などの書類作成業務のルールが厳格化されました。これまで一部の支援機関が行っていたような「支援費用の範囲内で無償で申請書類を作成する」といった行為は明確に違法となります。

受入れ企業には、申請書類の作成を行政書士や弁護士といった適切な資格を持つ専門家に依頼する義務があります。新しい登録支援機関を選ぶ際は、行政書士法人と連携しているか、適法な業務分掌が行われているかを必ず確認するようにしてください。

定期報告の「年1回化」と自治体への協力確認書提出

特定技能制度の運用ルールも一部変更されています。これまで四半期（3か月）ごとに提出が求められていた定期報告が、年1回に統合されました。これにより報告の手間は減りますが、1年分の記録を正確に管理する体制がより一層求められます。

また、外国人材の活動地や住居地を管轄する自治体へ「協力確認書」を提出することが新たに義務化されました。地域社会と連携し、生活インフラの確保をサポートできる支援機関かどうかも、今後の重要な選定基準となります。

登録支援機関の変更におけるよくある失敗例と罰則回避策

登録支援機関の変更は、スケジュールや段取りを間違えると大きなトラブルにつながります。ここでは、事前に対策を立てておくべきよくある失敗事例をいくつか紹介します。

・在留期間更新の直前に変更し、手続きが間に合わなかった
・14日以内の随時届出を怠り、行政指導を受けた
・費用の安さだけで機関を選び、結局サポート不足で離職された
・外国人本人への説明を省いた結果、不信感を持たれトラブルになった

特に、外国人材の在留期間更新が迫っているタイミングでの機関変更は避けるのが無難です。更新には支援計画書などの書類一式が必要であり、新旧機関の引き継ぎが遅れると在留資格を失効させてしまうリスクがあります。余裕を持って、更新時期の数か月前には変更手続きを完了させるスケジュールを組んでください。

不安が残る場合は、海外人材コネクトナビ掲載企業を比較し、実績豊富でコンプライアンス意識の高い機関に相談することをおすすめします。

まとめ：手順を守り、自社に最適な登録支援機関へ変更しよう

登録支援機関の変更は、特定技能外国人が長く活躍できる環境を作るための前向きな選択です。変更の際は、現在の不満を解消できる新しいパートナーを慎重に選び、14日以内の届出や確実な引き継ぎといったルールを厳守して進めてください。

外国人採用で失敗しないためには、制度や費用、支援内容を比較したうえで、自社に合った採用方法を選ぶことが重要です。海外人材コネクトナビ掲載企業を比較し、自社に最適なパートナーへ相談してください。