【特定技能】義務的支援がずさん？登録支援機関への苦情・相談窓口と変更手順
特定技能外国人を受け入れている企業の中で、外部の登録支援機関に支援を委託しているケースは非常に多く見られます。しかし、委託先の対応に不満や不安を感じる担当者の方も少なくありません。面談の頻度が明らかに少ない場合や、外国人従業員からの生活相談に対するレスポンスが遅いといった問題が発生すると、「契約通りに支援が行われていないのではないか」「このまま放置すれば自社が法令違反に問われるのではないか」と心配になるのは当然のことと言えます。
外国人材が安心して働き続けられる環境を整えるためには、支援の実態を正しく把握し、適切な対応をとることが求められます。今回は、特定技能制度における義務的支援の正しい基準を確認したうえで、現在の支援機関に不備があった場合の具体的な苦情申し立て手順や、支援機関の変更・見直しの方法について詳しくお伝えします。
この記事のポイント
・特定技能制度における義務的支援10項目の内容と法的基準がわかる
・登録支援機関の対応が不適切な場合のチェックポイントがわかる
・支援の不備を放置した際に受入れ企業が負うリスクを理解できる
・登録支援機関への苦情申し立て手順や変更方法、費用相場を比較検討できる
・自社に合った支援体制（全部委託、一部委託、自社支援）を見極められる
この記事のポイントは？
まず確認しておきたい特定技能「義務的支援」の基本と10項目
義務的支援とは？その目的と法的根拠をわかりやすく解説
出入国管理及び難民認定法（入管法）に基づき、特定技能1号の外国人材を受け入れる企業には「義務的支援」の実施が義務付けられています。この支援の目的は、外国人材が日本での生活や業務にスムーズに適応し、安心して働き続けられるよう土台を作ることです。
企業側には、入国前の準備から日常生活のサポート、行政手続きの同行まで、幅広い対応が求められます。適切な支援を提供することは、法令遵守だけでなく、外国人従業員の定着率向上やトラブル防止にも直結する重要な要素となります。
受入れ企業が実施すべき「義務的支援10項目」の一覧
法令で定められている義務的支援は、以下の10項目に分類されています。
- 事前ガイダンス（労働条件や活動内容、入国手続きなどの説明）
- 出入国時の送迎（空港や港から事業所・住居までの送迎）
- 住居確保・生活に必要な契約支援（賃貸契約やライフライン、口座開設のサポート）
- 生活オリエンテーション（日本のルールやマナー、防災などの説明）
- 公的手続き等への同行（住民登録、税金、社会保険の手続き支援）
- 日本語学習の機会提供（日本語教室の案内や学習教材の提供）
- 相談・苦情への対応（仕事や生活面での悩みに対する相談対応）
- 日本人との交流促進（地域住民との交流機会の提供）
- 転職支援（人員整理など会社都合で離職する場合の再就職支援）
- 定期的な面談・行政機関への通報（支援責任者等による定期面談と、問題発生時の通報）
これらの支援は、自社で対応要件を満たす場合は内製化（自社支援）も可能ですが、実績がない企業やリソースが不足している場合は、登録支援機関へ委託するのが一般的です。
義務的支援の中核「相談・苦情への対応」の正しい基準
外国人材から寄せられる苦情の種類（職業・生活・社会）
10項目の支援の中でも、特にトラブルに発展しやすいのが「相談・苦情への対応」です。外国人材から寄せられる相談は、大きく3つの種類に分けられます。
一つ目は職業面での相談です。賃金や労働時間、有給休暇の取得に関する疑問のほか、言葉の壁による業務上のミスコミュニケーションが含まれます。二つ目は生活面での苦情であり、住居の設備不良や近隣トラブル、ゴミ出しのルールなど、日本の生活習慣に関するものが多く見受けられます。最後は社会面に関するもので、地域社会での孤立感や、行政手続きの不明点などが挙げられます。
こうした幅広い悩みに寄り添い、適切に対処することが支援の要となります。
法律で定められた相談体制と対応に関するルール
法律では、相談や苦情に対して「遅滞なく、適切に対応すること」が定められています。単に話を聞くだけでなく、問題解決に向けた助言や指導を行い、必要に応じて関係行政機関へ案内することが求められます。
また、相談を受ける際は、外国人材が十分に理解できる言語（母国語など）で対応しなければなりません。公平かつ中立な立場で傾聴し、相談したことを理由に解雇や減給といった不利益な取り扱いをすることは法律で固く禁じられています。
現在の登録支援機関は大丈夫？支援内容の不備をチェック
定期面談の頻度や多言語対応は適切に行われているか
現在の登録支援機関が、法令の基準を満たした支援を行っているかを確認することが重要です。以下のチェックリストを用いて、自社の委託先の状況を評価してみましょう。
□ 3か月に1回以上、対面での定期面談が実施されているか
□ 相談窓口は平日のうち3日以上、休日のうち1日以上対応可能か
□ 就業時間外や夜間など、外国人が相談しやすい体制があるか
□ 母国語など、本人が十分に理解できる言語で対応されているか
□ 相談内容が「相談記録書」として正確に企業へ報告されているか
□ 問題発生時、遅滞なく解決に向けた行動をとってくれているか
もし、これらの項目に該当しない場合は、支援業務が適切に行われていない可能性があります。海外人材コネクトナビでは、外国人採用を支援する企業や登録支援機関を比較できます。対応に不安がある場合は、他社の支援体制も確認しておくことをおすすめします。
【要注意】外国人からの苦情を放置・企業に報告しないケース
登録支援機関の中には、外国人からの小さな不満や相談を「たいした問題ではない」と判断し、放置してしまうケースが存在します。さらに悪質な場合、受入れ企業に対して相談記録書を提出しない、または虚偽の報告を行うといった事例も報告されています。
【失敗事例】
・支援機関の担当者が多忙を理由に面談を怠り、外国人の不満が蓄積して突然の無断欠勤・早期離職につながった。
・住居の設備トラブルに関する相談が放置され、近隣住民との大きなトラブルに発展した。
・費用だけで安価な支援機関を選んだ結果、母国語対応のスタッフがおらず、コミュニケーション不足で定着しなかった。
このような事態は、制度全体の信頼性を損なうだけでなく、受入れ企業自身に大きなダメージを与えます。
支援の不備を放置する受入れ企業（自社）の重大なリスク
行政指導・罰則や「特定技能の受け入れ停止」のリスク
「支援業務はすべて登録支援機関に任せているから、自社には責任がない」と考えるのは非常に危険です。法律上、支援の実施義務はあくまで受入れ企業（特定技能所属機関）にあります。
支援機関が義務を怠っていた場合でも、企業がその事実を見過ごしていれば、入管法に基づく30万円以下の罰金や行政指導の対象となる可能性があります。さらに、義務の不履行が重大であると判断された場合、外国人従業員の在留資格が取り消されるだけでなく、最悪の場合は5年間にわたり特定技能外国人の受け入れが停止される処分を受けるリスクも存在します。
早期離職による採用コスト増と企業の社会的信頼の失墜
法的なペナルティだけでなく、運用面や経営面でのリスクも見過ごせません。外国人の不満が解消されないまま放置されると、モチベーションの低下や早期離職を招きます。
せっかく採用した人材がすぐに辞めてしまえば、採用費や教育にかけた時間が無駄になり、新たな人材を確保するための追加コストが発生します。また、「あの会社は外国人のサポートがずさんだ」という悪評がコミュニティ内で広まれば、企業の社会的信頼が失墜し、今後の採用活動が極めて困難になる恐れがあります。
登録支援機関への苦情・不満に対する具体的な対処法
1. 支援機関の責任者へ正式に苦情を申し立てる手順
現在の登録支援機関の対応に疑問を感じた場合、まずは委託先に対して改善を求めるアクションを起こす必要があります。
はじめに、委託契約書と義務的支援の10項目を照らし合わせ、どの支援が不足しているのか事実関係を整理します。そのうえで、支援機関の担当者ではなく「責任者」宛てに、不足している支援内容と改善要求を文書（メールや内容証明郵便など）で正式に伝えます。
やり取りの記録をすべて残しておくことで、万が一トラブルが長引いた際や、行政機関へ相談する際の重要な証拠となります。
2. 改善されない場合の公的な相談窓口・通報先（出入国在留管理局など）
支援機関に対して改善を求めても状況が変わらない場合や、著しい法令違反（虚偽報告など）が疑われる場合は、行政の窓口へ通報・相談する必要があります。
支援内容に関する全般的な不備については、管轄の地方出入国在留管理局へ相談します。また、賃金未払いや労働時間に関する問題など、労働基準法に抵触する可能性がある場合は労働基準監督署へ通報するのが適切な手順です。
企業側から積極的に行政へ相談することで、「自社は法令を遵守する意思があり、問題解決に向けて動いている」という姿勢を示すことができます。
3. 登録支援機関の変更手続きと「一部委託・自社支援」の検討
行政への相談と並行して、新たな登録支援機関への変更（乗り換え）や、支援体制自体の見直しを検討します。
支援業務は、必ずしもすべてを外部に委託しなければならないわけではありません。以下の比較表を参考に、自社に最適な支援体制を判断してください。
| 比較項目 | 全部委託（登録支援機関） | 一部委託 | 自社支援（完全内製化） |
|---|---|---|---|
| 費用相場 | 月額2万〜3万円/人 | 月額1万〜2万円/人 | 無料（ただし社内人件費が発生） |
| メリット | 社内の手間が省け、専門的なサポートを受けられる | 自社で対応できる部分はコスト削減が可能 | 外部委託費がかからず、外国人材との関係性が深まる |
| デメリット | 毎月の委託費用が固定費として発生する | 委託範囲の線引きや連携の手間がかかる | 多言語対応スタッフの配置など、社内体制の構築が必須 |
全部委託は社内の負担を大きく軽減できますが、費用がかかるうえ、支援の質を外部に依存することになります。一方、過去2年以内に外国人の受け入れ実績があり、多言語対応が可能なスタッフを配置できるなど一定の要件を満たせば、自社支援に切り替えることも可能です。
費用や支援内容を比較し、自社に合ったパートナーを選びましょう。
よくある質問
Q. 登録支援機関を変更する際、外国人従業員の再申請は必要ですか？
A. 在留資格の再申請は不要ですが、出入国在留管理局に対して「支援計画の変更届」や「登録支援機関の変更に関する届出」を速やかに提出する必要があります。
Q. 登録支援機関を選ぶ際の判断基準は何ですか？
A. 費用だけでなく、自社が受け入れる外国人の母国語に対応できるスタッフが常駐しているか、定期面談の実施体制が整っているか、過去の支援実績やトラブル対応の柔軟性を比較して判断することが重要です。
Q. 支援を一部だけ委託することは可能ですか？
A. 可能です。例えば「事前の生活オリエンテーションや多言語での相談対応」といった専門性の高い部分だけを登録支援機関に委託し、送迎や公的手続きへの同行は自社で行うといった柔軟な契約も選択肢の一つとなります。
まとめ
外国人採用で失敗しないためには、制度や費用、支援内容を比較したうえで、自社に合った採用方法や支援体制を選ぶことが重要です。登録支援機関の対応に不安を感じたまま放置することは、企業にとって大きなリスクとなります。
支援体制の見直しや、新たな委託先の選定に迷った際は、複数の機関を比較検討することが成功の鍵となります。外国人採用を検討している場合は、海外人材コネクトナビ掲載企業を比較し、自社に最適なパートナーへ相談してください。