特定技能定期報告10ポイントと提出方法！届出手続き実務注意点まとめ

「特定技能外国人を受け入れているが、定期届出の提出方法がよく分からない…」「2025年4月から制度が変わったと聞いたが、何が変わったのか…」「届出を怠ると罰則があると聞いて不安…」介護施設の経営者や人事担当者の皆様から、このような切実な声を数多く伺います。特定技能制度における定期届出は、特定技能外国人を受け入れるすべての施設に課された法的義務であり、適切に対応しなければ今後の受け入れができなくなる可能性もあります。

2025年4月1日から出入国管理及び難民認定法施行規則の一部改正により、特定技能制度の定期届出に関するルールが大きく変更されました。従来の四半期ごと（年4回）の提出から年1回の提出へと変更され、届出書類も統合されるなど、実務に大きな影響を与える変更が実施されています。この記事では、2025年最新の定期届出制度について、提出方法から必要書類、具体的な記入ポイントまで、介護施設の担当者が迷わず手続きを進められるよう徹底解説します。

記事を最後までお読みいただければ、定期届出の全体像を理解し、適切に対応するための実務知識が身につくはずです。出入国在留管理庁の最新ガイドラインに基づいた正確な情報をもとに、法令順守を徹底し、安心して特定技能外国人を雇用・定着させる体制づくりにぜひお役立てください。

特定技能の定期届出とは？制度の目的と法的根拠を理解する

特定技能の定期届出とは、特定技能外国人を受け入れている施設（特定技能所属機関）が、受け入れ状況や支援実施状況などを定期的に出入国在留管理庁へ報告する法的義務です。この制度は出入国管理及び難民認定法に基づいて定められており、届出を怠った場合は30万円以下の罰金、虚偽の届出をした場合は1年以下の懲役または20万円以下の罰金が科される可能性があります（出典:出入国在留管理庁「特定技能所属機関・登録支援機関の皆様へ」2025年4月版）。

定期届出の制度目的：外国人材の権利保護と制度の適正運用

定期届出制度が設けられている主な目的は、特定技能外国人が適切な労働環境で働き、必要な支援を受けているかを行政が監督することにあります。具体的には、賃金の支払い状況、労働時間、支援計画の履行状況などを定期的に確認することで、外国人材の失踪や人権侵害を未然に防ぎ、特定技能制度全体の信頼性を担保する重要な役割を担っています。

大阪の特別養護老人ホームA施設では、定期届出を通じて外国人介護士の労働環境を見直した結果、シフト調整の改善や日本語研修の充実につながり、定着率が大幅に向上したという事例もあります。定期届出は単なる事務手続きではなく、施設の受け入れ体制を定期的に見直す貴重な機会として捉えることができます。

2025年4月の制度改正：年4回から年1回へ大幅簡素化

2025年4月1日施行の出入国管理及び難民認定法施行規則改正により、定期届出制度は大幅に変更されました。最も重要な変更点は、提出頻度が四半期ごと（年4回）から年1回へと変更されたことです。これまで3ヶ月に1度提出していた届出が、1年に1回の提出で済むようになり、受け入れ施設の事務負担が大幅に軽減されることになります。

ただし、定期届出の頻度は減少しましたが、特定技能外国人への支援の一つである定期面談は従来どおり3ヶ月に1回以上の実施が必要です。この点は変更されていないため、注意が必要です。また、新しい年1回制の定期届出を最初に提出するのは2026年4月～5月（2025年度分の報告）となります。2025年1月～3月分の四半期届出は2025年4月15日までに従来どおり提出する必要がありますので、移行期の対応を間違えないようにしましょう。

2025年最新：定期届出の提出ルールと対象期間を完全理解

2025年4月からの新しい定期届出制度では、提出時期、対象期間、提出方法などが明確に定められています。ここでは実務担当者が確実に期限内に提出できるよう、具体的なルールを解説します。

提出時期と対象期間：4月1日～翌年3月31日分を翌年4月～5月に提出

新制度における定期届出の対象期間と提出期限は以下のとおりです。

• 対象期間：前年4月1日から当年3月31日まで（会計年度と同じ）
• 提出期限：当年4月1日から5月31日まで
• 初回提出：2026年4月1日～5月31日（2025年4月～2026年3月分を報告）

例えば、2025年4月1日～2026年3月31日の受け入れ・活動・支援実施状況は、2026年4月1日～5月31日までに提出します。この提出期限は企業の決算期に関わらず固定されており、すべての特定技能所属機関が同じスケジュールで提出することになります。

なお、提出期限に遅れた場合は、その理由を記載した理由書（陳述書:審査要領参考様式第7号）を添付して提出する必要があります。やむを得ない事情がある場合でも、速やかに提出することで罰則の適用を回避できる場合がありますので、遅延が見込まれる場合は早めに管轄の地方出入国在留管理局に相談することをお勧めします。

提出先：法人本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局

定期届出の提出先は、特定技能所属機関の所在地に応じて以下のように定められています。

• 法人の場合：登記上の本店所在地を管轄する地方出入国在留管理局または支局
• 個人事業主の場合：事業主の住民票上の住所を管轄する地方出入国在留管理局または支局

重要なのは、実際に特定技能外国人が勤務している施設の所在地ではなく、法人の本店所在地を基準とする点です。例えば、大阪市に本社がある社会福祉法人が堺市で介護施設を運営している場合、提出先は大阪出入国在留管理局となります。複数の事業所を持つ法人の場合も、事業所単位ではなく法人全体で取りまとめた書類を作成し、本店所在地を管轄する入管に提出します。

提出方法：窓口・郵送・電子届出の3つから選択可能

定期届出の提出方法は以下の3つから選択できます。

提出方法	特徴	注意点
窓口持参	地方出入国在留管理局の窓口に直接提出	窓口の受付時間内（平日9:00～16:00）に提出が必要。書類の不備があればその場で指摘を受けられる
郵送	簡易書留や配達記録郵便で郵送	配達記録が残る方法で送付すること。5月31日の提出期限までに届くよう余裕を持って発送する
電子届出	出入国在留管理庁電子届出システムを利用	事前の利用者登録が必要。24時間365日提出可能で、提出状況もオンラインで確認できる

特に、電子届出システムは2026年4月以降の書類省略要件の一つとなっているため、早めに利用者登録を行っておくことを強くお勧めします。電子届出を利用するには、受入れ機関の住所を管轄する地方出入国在留管理局の窓口、または郵送で「出入国在留管理庁電子届出システムの利用者情報登録届出書」を提出することで、システムを利用できるようになります（出典:出入国在留管理庁電子届出システムポータルサイト）。

定期届出の必要書類一覧：2025年4月の書類統合と新規追加書類

2025年4月の制度改正により、定期届出の必要書類も大きく変更されました。従来は「受入れ・活動状況に係る届出書」と「支援実施状況に係る届出書」が別々の書類でしたが、これらが統合され、新たに「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」（参考様式第3-6号）として一体化されました。

登録支援機関に支援を全部委託している場合の必要書類

登録支援機関に支援計画の全部を委託している場合、受入れ施設が用意する必要書類は以下のとおりです。

• 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）
• 受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書 別紙（参考様式第3-6号別紙）
• 賃金台帳の写し（特定技能外国人のもの）
• 賃金台帳の写し（比較対象の日本人従業員のもの）
• 報酬支払証明書（給与を現金で手渡ししている場合のみ、参考様式第5-7号別紙）

これらの書類に加えて、2025年4月の改正により新たに特定技能所属機関の適格性に関する書類の提出が求められるようになりました。これは、受入れ機関が引き続き特定技能外国人を適切に受け入れる能力を有しているかを確認するためのものです。

2025年4月新設：特定技能所属機関の適格性に関する書類

定期届出において新たに提出が必要となった適格性に関する書類は以下のとおりです。

• 基準適合性及び特定産業分野に係る説明書（参考様式第5-17号）
• 特定技能所属機関の登記事項証明書（法人の場合）
• 決算関係書類（直近年度の貸借対照表・損益計算書等）
• 業務執行に関与する役員の住民票または役員に関する誓約書
• 公的義務の履行証明書（労働保険・社会保険・税金の納付証明書等）

ただし、一定の事業規模がある機関等については、これらの適格性に関する書類の提出を省略することが可能です。書類省略の条件については後述します。

自社で支援を実施している場合の必要書類

登録支援機関に支援を委託せず、自社で支援計画を実施している場合（または一部のみ委託している場合）は、上記の書類に加えて以下の書類も提出する必要があります。

• 支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-7号）
• 1号特定技能外国人支援対象者名簿（参考様式第3-7号別紙）
• 定期面談報告書（1号特定技能外国人用:参考様式第5-5号、監督者用:参考様式第5-6号）

自社支援の場合、法律で義務付けられている「支援責任者」および「支援担当者」が中心となり、定期面談の実施・記録を含むすべての支援業務書類を作成する必要があります。大阪市内の有料老人ホームB施設では、支援業務の負担が大きいことから、途中で登録支援機関への全部委託に切り替えた事例もあります。自社の人員体制を考慮して、適切な支援体制を構築することが重要です。

書類省略の条件：オンライン申請と電子届出が必須要件に

2025年4月の改正により、提出書類の省略に関するルールも大きく変更されました。従来の書類省略のルールとは異なり、オンライン申請と電子届出の両方を行うことが書類省略の必須要件となりました。この点は非常に重要な変更ですので、書類省略を希望される施設は早急に対応する必要があります。

書類省略の2つの必須要件

定期届出において特定技能所属機関の適格性に関する書類を省略するには、以下の2つの要件を満たす必要があります。

• 要件1：在留諸申請をオンライン申請で行っていること
• 要件2：各種届出を電子届出システムで行っていること

さらに、これらの要件に加えて、一定の事業規模のある機関等に該当する必要があります。具体的には以下のいずれかに該当する機関です。

• 日本の証券取引所に上場している企業
• 保険業を営む相互会社
• 高度専門職省令第1条第1項各号の表の特別加算の項の中欄イまたはロの対象企業（イノベーション創出企業）
• 前年分の給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表中、給与所得の源泉徴収票合計表の源泉徴収税額が1,000万円以上ある団体・個人
• 特定技能所属機関として3年間の継続した受入れ実績を有し、過去3年間に債務超過となっていない法人

介護施設の多くは、最後の「3年間の継続した受入れ実績を有し、過去3年間に債務超過となっていない法人」に該当する可能性が高いでしょう。特定技能制度が2019年4月に開始されましたので、2025年時点で3年以上の受入れ実績がある施設は増えてきています。

2026年4月までに利用者登録が必要

定期届出において提出書類の省略を希望される場合は、入管法施行規則改正後の定期届出の提出が始まる2026年4月までに利用者登録をしていただくよう、出入国在留管理庁から案内されています。オンライン申請や電子届出の利用者登録については、出入国在留管理庁オンライン申請のウェブサイトから手続きが可能です。

現時点でまだオンライン申請や電子届出の登録ができていない施設は、早急に準備を始めることをお勧めします。登録から実際に利用できるようになるまで一定の時間がかかる場合もありますので、余裕を持って手続きを進めましょう。

定期届出の記入ポイント：よくある間違いと正しい記載方法

定期届出の書類作成では、記入ミスや記載漏れがあると提出書類が受理されなかったり、修正を求められたりすることがあります。ここでは、実務担当者がつまずきやすいポイントと正しい記載方法を解説します。

受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書（参考様式第3-6号）の記入ポイント

新様式の参考様式第3-6号では、以下の項目について年度の平均値を記載する必要があります。

• 特定技能外国人の労働日数（1ヶ月あたりの平均）
• 労働時間数（1ヶ月あたりの平均）
• 給与の支給総額（1ヶ月あたりの平均）
• 昇給率（対象期間中の昇給状況）

重要なのは、複数の事業所を持つ法人の場合でも、事業所単位ではなく法人全体で1部だけをまとめて提出する点です。各事業所の状況を別紙にまとめ、法人本社が一括して提出します。

賃金台帳の写しで注意すべきポイント

賃金台帳の写しは、特定技能外国人のものと比較対象の日本人従業員のものの両方が必要です。比較対象の日本人従業員については、以下の点に注意してください。

• 同種の業務に従事する日本人を選定すること
• 経験年数や業務内容ができるだけ近い従業員を選ぶこと
• 報酬額が「日本人と同等以上」であることを証明できるようにすること

大阪府内の介護施設C事業所では、比較対象となる日本人介護職員がいないケースがありましたが、この場合は同種の業務に従事する他の在留資格を持つ外国人職員を比較対象とすることも可能です。ただし、その場合は理由を明記する必要があります。

署名欄の注意点：登録支援機関の署名も必要

2025年4月の新様式では、署名欄が追加されました。特定技能の受け入れ企業の署名に加えて、支援業務を委託している場合は登録支援機関からの署名も必要となります。この点を見落として提出してしまうと、書類不備として差し戻される可能性がありますので注意してください。

登録支援機関に支援を委託している場合は、定期届出の時期が近づいたら早めに登録支援機関に連絡を取り、書類作成のスケジュールを調整することをお勧めします。2026年4月の初回提出では多くの施設が同時期に書類作成を行うため、登録支援機関の対応が混み合うことも予想されます。

定期面談は3ヶ月に1回のまま：オンライン面談も可能に

定期届出が年1回に変更されたことで、「定期面談も年1回でよいのか」という質問をよく受けますが、これは誤解です。定期面談は従来どおり3ヶ月に1回以上の実施が必要です。この点は制度変更後も変わっていません。

2025年4月からオンライン面談が可能に

ただし、2025年4月の改正により、面談の対象となる特定技能外国人の同意がある場合については、オンライン面談の実施が可能となりました。これにより、遠隔地であっても定期面談を行うことが容易になります。

オンライン面談を実施する場合は、以下の要件を満たす必要があります。

• 特定技能外国人の同意を得ること
• 面談時に周りに他の人がいないことを確認すること
• 面談を録画すること（退職後1年間、最長で6年は保管が必要）
• 年に1度は対面で面談を実施すること

堺市内の介護施設D事業所では、複数の施設を運営しており、支援担当者が各施設を訪問するのに時間がかかっていましたが、オンライン面談の導入により移動時間が削減され、効率的に定期面談を実施できるようになったという事例があります。ただし、オンライン面談だけでは特定技能外国人の職場環境や生活状況を十分に把握できない可能性もあるため、年に1度は必ず対面で面談を実施するよう義務付けられています。

定期届出を怠った場合のリスクと罰則

定期届出は法的義務であり、これを怠ったり虚偽の内容を報告したりすると、重大な罰則の対象となります。また、罰金や懲役といった刑事罰だけでなく、今後の特定技能外国人の受け入れができなくなるという行政処分を受ける可能性もあります。

法的罰則：罰金刑と懲役刑

定期届出に関する罰則は、出入国管理及び難民認定法に以下のように定められています。

• 届出を怠った場合：30万円以下の罰金
• 虚偽の届出をした場合：1年以下の懲役または20万円以下の罰金

これらの罰則は施設の法人に対してだけでなく、担当者個人に対しても適用される可能性があります。人事担当者や施設長の方は、定期届出の重要性を十分に認識し、期限内に確実に提出するよう社内体制を整えることが重要です。

行政処分：新規受け入れの停止

刑事罰よりも深刻な影響を及ぼすのが、特定技能外国人の新規受け入れができなくなるという行政処分です。定期届出が適正に履行されていない場合、特定技能所属機関は引き続き特定技能外国人を受け入れることができなくなります。

これは、現在雇用している特定技能外国人の在留期間更新ができなくなったり、新たに特定技能外国人を採用しようとしても在留資格認定証明書が交付されなくなったりするということを意味します。介護人材不足に悩む施設にとって、これは経営に直結する重大な問題となります。

登録支援機関への影響

登録支援機関についても、届出が適正に履行されていない場合、登録が取り消される可能性があります。登録支援機関に支援を委託している場合でも、定期届出の提出義務は特定技能所属機関（受入れ施設）にありますので、登録支援機関任せにせず、施設側でも提出状況を確認することが重要です。

定期届出と混同しやすい「随時届出」との違い

特定技能制度には、定期届出とは別に「随時届出」という制度もあります。この2つは名前が似ているため混同されやすいのですが、提出のタイミングや目的が全く異なります。

随時届出とは：事由発生から14日以内に提出

随時届出とは、特定技能外国人に関する状況に変更があった場合、その内容を出入国在留管理局に報告する届出のことです。定期届出が「定期的に」提出するのに対し、随時届出は「事由が発生したとき」に提出します。

随時届出が必要となる主な事由は以下のとおりです。

• 雇用契約の変更・終了があったとき
• 支援計画の変更があったとき
• 登録支援機関との委託契約の締結・変更・終了があったとき
• 受入れが困難となったとき（2025年4月から対象事由が拡大）
• 基準不適合となったとき
• 支援計画の実施が困難となったとき（2025年4月新設）

随時届出は、事由が発生した日から14日以内に提出する必要があります。期限を過ぎても速やかに提出すれば罰則の適用を回避できる場合もありますが、基本的には14日以内の提出を厳守しましょう。

2025年4月の随時届出の変更点

2025年4月の改正により、随時届出についても以下の変更が加えられました。

• 受入れ困難の届出対象が拡大：在留資格の許可を受けた日から1ヶ月以上経過しても就労を開始していない場合や、雇用後に1ヶ月活動ができない場合も届出が必要に
• 自己都合退職は受入れ困難の対象外に:特定技能外国人が自己都合で退職した場合は、受入れ困難の届出は不要（ただし雇用契約終了の届出は必要）
• 支援計画の実施困難に係る届出を新設：登録支援機関に支援を全部委託している場合で、支援の実施が困難となる事由が生じた場合の届出（参考様式第3-7号）

随時届出は定期届出と異なり、登録支援機関に委託することができません。特定技能所属機関（受入れ施設）の責任において届け出る必要がありますので注意してください。

まとめ：定期届出は施設運営の健全性を示す重要な機会

この記事では、特定技能の定期届出について、2025年4月の制度改正を踏まえた最新情報を詳しく解説しました。重要なポイントを改めてまとめます。

• 定期届出は2025年4月から四半期ごと（年4回）から年1回に変更された
• 対象期間は4月1日～翌年3月31日、提出期限は翌年4月1日～5月31日
• 初回提出は2026年4月～5月（2025年度分を報告）
• 届出書類は「受入れ・活動・支援実施状況に係る届出書」に統合された
• 新たに特定技能所属機関の適格性に関する書類の提出が必要に
• 書類省略にはオンライン申請と電子届出の両方が必須要件となった
• 定期面談は従来どおり3ヶ月に1回以上の実施が必要
• オンライン面談が可能になったが、年1回は対面実施が推奨される
• 届出を怠ると30万円以下の罰金、虚偽は1年以下の懲役または20万円以下の罰金
• 適正に履行されないと新規受け入れができなくなる

定期届出は単なる事務手続きではなく、施設が特定技能外国人を適切に受け入れ、支援していることを行政に証明する重要な機会です。また、定期届出の作成を通じて、自施設の受け入れ体制を定期的に見直し、改善につなげることもできます。大阪府内の多くの介護施設では、定期届出を機に労働環境の改善や支援内容の充実を図り、外国人介護士の定着率向上に成功しています。

2026年4月の初回提出に向けて、早めに準備を始めることをお勧めします。特に、オンライン申請と電子届出の利用者登録は時間がかかる場合もありますので、書類省略を希望される施設は早急に手続きを進めましょう。また、登録支援機関に支援を委託している場合でも、定期届出の提出義務は受入れ施設にありますので、登録支援機関と密に連携を取りながら準備を進めることが重要です。

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